Identificatieplicht Nederland - belangrijk voor werkgevers

Sinds kort staat het BSN (Burger Service Nummer) op de achterkant van het paspoort. Dat is voor jou als werkgever belangrijk om te weten in verband met de identificatieplicht. Hoe zit dat alweer?


De identificatieplicht vóórdat een werknemer aan de slag gaat

In Nederland kennen we de Wet op de identificatieplicht. Voordat een werknemer bij jou aan de slag gaat, heb je voor de loonbelasting enkele identificatieverplichtingen. 

ID-bewijs en identificeren

Je moet de werknemer identificeren aan de hand van het paspoort of ID-bewijs. Een rijbewijs is hiervoor niet toegestaan. Twijfel je over de identiteit, overweeg dan om niet met de werknemer in zee te gaan. 

Checklist paspoort/ID-bewijs

  Komt de foto overeen met de werknemer?
  Kloppen de genoemde lichamelijke kenmerken?
  Komt het paspoort/ID-bewijs echt over of is het sterk versleten en twijfel je over enkele details?
  Is de geldigheidsdatum niet overschreden?
  Laat de werknemer een handtekening zetten en vergelijk deze met de handtekening op het paspoort/ID-bewijs.
  Wat is de nationaliteit?
  Komt de werknemer uit een land uit de zogenaamde Europese Economische Ruimte (EER)?
  Is er vergunning nodig?

ID-bewijs in het personeelsdossier

Je bent verplicht om in je personeelsadministratie een kopie van het paspoort of ID-bewijs op te nemen. Kopieer daarbij alle relevante bladzijden. Dus zeker ook de achterkant van het paspoort waar tegenwoordig het BSN staat (Burger Service Nummer).
 
Bewaar alle stukken in je personeelsadministratie gedurende de periode dat de werknemer bij je in dienst is PLUS 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. 
 
Let op! Bij dit bewaren moet het wel gaan om de stukken die bij aanname van het personeel zijn vastgelegd. Je mag geen kopie paspoort vervangen omdat de datum verlopen is! Wel mag je een nieuw ID toevoegen, echter het eerste kopie van aanname MOET in het dossier blijven.
 

Vragen over personeelsaangelegenheden?
Bel ons! Wij staan voor je klaar!

Als je het niet goed voor elkaar hebt

Kun jij of de werknemer niet (tijdig) aan de identificatieplicht voldoen en neem je de werknemer toch aan, pas dan het anoniementarief toe van 52% (en de premies werknemersverzekeringen). Als je later nog alle gegevens van de werknemer krijgt, dan mag je vanaf dat moment de normale tarieven toepassen. De werknemer kan natuurlijk de te veel betaalde belasting via zijn aangifte inkomstenbelasting terugvragen. Bovendien loop je kans op boetes voor bijvoorbeeld het illegaal tewerkstellen van een buitenlandse werknemer.

Werkvergunning nodig?

Controleer tijdens de identificatie of de werknemer in Nederland mag werken. Dat geldt voor werknemers dit uit de EER en uit Zwitserland komen.
 
Niet-Nederlandse werknemers die niet uit de EER of uit Kroatië komen, mogen alleen in Nederland werken als zij beschikken over een geldige tewerkstellingsvergunning (bijvoorbeeld een sticker in het paspoort met daarop ‘arbeid vrij’. 

Identificatieplicht op het werk

Het kan zomaar zijn dat plotseling de Belastingdienst, het UWV, de vreemdelingenpolitie of de arbeidsinspectie de identiteit van een of enkele van je werknemers wilt controleren. Je bent dan als werkgever hieraan mee te werken. Wijs je werknemers erop dat zij zich tijdens het werk altijd middels een origineel identiteitsbewijs moeten kunnen identificeren. Hiervoor volstaat ook een Europees of Nederlands rijbewijs.
 

oamkb sittard tip Zorg dat je een kopie van ID-bewijs of paspoort (plus achterkant) van alle werknemers in je personeelsadministratie zijn opgenomen (niet rijbewijs). Deze documenten moet je bewaren tot 5 jaar na het kalenderjaar dat de werknemer uit dienst is gegaan. Wijs je werknemers er op dat zij zich altijd moeten kunnen identificeren, dus ook op het werk. Hiervoor is een rijbewijs ook toegestaan.


Vragen? Sparren?
Plan direct een afspraak met een van onze adviseurs