Btw terug vragen onbetaalde factuur of oninbare vordering

Net als vrijwel iedere ondernemer krijg ook jij waarschijnlijk van tijd tot tijd te maken met een (geheel of gedeeltelijk) onbetaalde factuur, omdat de klant een klacht heeft. Of met een oninbare vordering vanwege betalingsonmacht of het (dreigende) faillissement van een klant. Kun je dan de btw terug vragen? En zo ja, hoe?


Onbetaalde factuur; voorkom een btw-nadeel

Op het moment dat blijkt dat je factuur geheel of gedeeltelijk onbetaald zal blijven, heb je de btw waarschijnlijk al afgedragen. Om de schade zo veel mogelijk te beperken, wil je de al afgedragen btw natuurlijk terugbetaald zien. Kun je dit gewoon verwerken in de eerst volgende aangifte, of moet je daarvoor een andere procedure volgen? Om het moment dat je je klant hebt gefactureerd en deze moet nog betalen, heb je een vordering op deze klant. We bespreken in dit artikel 3 situaties:

  1. De oninbare vordering
  2. De onbetaald gebleven vordering
  3. Een vermindering van de tegenprestatie

 

Vragen over oninbare facturen?
Bel ons! Wij staan voor je klaar!


1. Oninbare vordering (de klant kan niet betalen)

Betalingsonmacht. Als jouw afnemer, jouw klant, niet over de middelen beschikt om de factuur te voldoen, of wellicht zelfs failliet is gegaan, spreekt men wel van ‘betalingsonmacht’. De oninbaarheid van jouw vordering is dan het gevolg van de betalingsonmacht van jouw afnemer.

Btw mag je terugvragen. De levering of dienst waarvoor je de factuur hebt gestuurd, heb je in een eerder stadium als omzet verantwoord. Deze omzet mag je zodra is gebleken dat de vordering oninbaar is, als verlies in zien. De btw op deze factuur die je inmiddels hebt afgedragen, kun je dan terugvragen.

Salderen is niet toegestaan. De meeste ondernemers kiezen ervoor dit in de boekhouding te verwerken via een interne creditfactuur. Let op! Het is niet toegestaan negatieve omzet mee te nemen in de btw-aangifte. Salderen (plussen en minnen) is dus niet toegestaan. Je moet een afzonderlijk verzoek om teruggave doen. En dit moet je doen binnen één maand na afloop van het aangiftetijdvak waarin de vordering oninbaar werd.

2. Onbetaald gebleven vordering (de klant wil niet betalen)

Kom er samen uit. Het komt natuurlijk ook voor dat een klant niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat hij ontevreden is over het geleverde product, of niet tevreden is met de manier waarop jij of je medewerkers hem geholpen hebben. Uiteraard probeer je dan de zaak op te lossen om zo je vordering alsnog betaald te krijgen. Maar wat als je klant niet voor rede vatbaar is?

Als je er samen niet uitkomt. Stel, je hebt er alles aan gedaan om de klant te laten betalen. Diverse telefoontjes, herinneringen, aanmaningen en wellicht incassoprocedure. Dan kun je besluiten omdat er niet anders op zit, om je verlies te nemen. Oók in dit geval moet je btw terugvragen via een afzonderlijk verzoek. Je moet daarbij wel aantonen dat je hebt geprobeerd je vordering te innen, maar dat dit niet is gelukt. Bewaar dus telefoonnotities, betalingsherinneringen en overige correspondentie.

Een creditfactuur. Ook hier kun je werken met een interne creditfactuur. Negatieve omzet meenemen in de btw-aangifte is namelijk ook hier niet toegestaan, je moet een afzonderlijk verzoek om teruggave doen. En dat moet je doen binnen één maand na afloop van het aangiftetijdvak waarin de vordering oninbaar werd. 3. Vermindering tegenprestatie (je geeft de klant nog een korting) Maar het kan ook zijn dat je er met je klant wel uitkomt. Na wikken en wegen ben je bereid om de klant 25% korting op de oorspronkelijke factuur te geven. Dat betekent voor nu wat minder winst, maar je behoudt wellicht wel je klant en/of je voorkomt een incassoprocedure. Een creditnota volstaat. In dit geval maak je een creditfactuur die je daadwerkelijk ook aan je afnemer verstrekt. Daarna verwerk je de btw over de verleende korting in de reguliere btw-aangifte. Een afzonderlijk verzoek is in een dergelijke situatie niet vereist.

 


oamkb sittard tip Als een factuur definitief niet zal worden betaald, kun je via een afzonderlijk verzoek binnen één maand dat de vordering oninbaar werd, de btw terugvragen. Met een interne creditnota kun je dit boeken. Als je met een niet-betalende klant alsnog overeenstemming bereikt en hem korting geeft, dan stuur je een creditnota. Bewaar sowieso alle correspondentie goed en sluit een ander tijdig kort met je adviseur van oamkb Sittard.



Vragen? Sparren?
Plan direct een afspraak met een van onze adviseurs