Zeker weten dat het meetelt in het personeelsdossier

 

Je zit er als werkgever niet op te wachten, maar het kan zo maar gebeuren dat een werknemer er een potje van maakt. Je praat en praat en praat met hem of haar. Moet je dan al die gesprekken ook formeel bevestigen en opnemen in het personeelsdossier?

In gesprek; formeel en informeel

Menig werkgever is er bang voor: een medewerker functioneert steeds minder, gedraagt zich niet zoals je van hem mag verwachten, komt steeds te laat of ..... je kunt vast nog andere situaties bedenken. Natuurlijk bespreek je dit soort dingen eerst informeel met de betrokken medewerker. En je stelt het ook aan de orde in het formele functionerings- en beoordelingsgesprek. Als het er niet beter op wordt, blijf je ook in de dagelijkse praktijk de werknemer er op wijzen. 

Ontslag disfunctioneren; in geval van nood

Als het functioneren of het gedrag van je medewerker niet verbetert, kan het moment komen dat je hem wilt ontslaan. Onder de nieuwe Wet werk en zekerheid moet je dan kiezen voor een van de ontslaggronden én je moet die ontslaggrond kunnen bewijzen.
Bij mogelijke ontslaggronden heb je de keuze uit twee groepen: bedrijfseconomische omstandigheden of persoonlijke redenen. Binnen deze laatste groep vallen onder andere disfunctioneren en een verstoorde arbeidsrelatie. 
Stel, je kiest voor de ontslaggrond disfunctioneren. Dan moet je kunnen bewijzen dat je aan alle voorwaarden die de wet daaraan stelt hebt voldaan: je moet de werknemer er op aanspreken en hem ondersteuning bieden om te verbeteren. 

Ontslaan disfunctioneren; bewijs is vereist

In de dagelijkse praktijk spreek je de werknemer vaak ‘informeel’ aan op zijn functioneren: “Freek heb je even tijd? Loop je even mee naar kantoor?” Je gaat even samenzitten en bespreekt een en ander, je belt hem er nog een keer over of stuurt een e-mail. Daar is niets mis mee, maar als het er op aan komt en je moet naar de rechter met je ‘ontslagdossier’, dan loopt je een redelijke kans dat de werknemer ontkent ooit door jou aangesproken te zijn. 
 
Wie stelt, bewijst. Het is dan handig als je ‘bewijs’ kunt overleggen. Niet voor niets zeggen juristen dat ‘wie stelt, bewijst’. Dus als jij stelt dat de werknemer niet goed functioneert en je hebt hem daar op aangesproken, dan moet jij dat bewijzen.

Dus gesprekken vastleggen?

Het is dus slim om álle gesprekken, formele en informele, vast te leggen op papier én in het personeelsdossier op te nemen. Noteer daarbij dan o.a.:
  • Datum en tijd.
  • Telefonisch, persoonlijk gesprek, locatie.
  • Jouw boodschap.
  • De reactie van de werknemer.
  • Eventuele vervolgstappen.
Voorbeeld. “Maandag 15 augustus 2016, om 09.10 uur Freek in de werkplaats aangesproken over zijn te laat komen. Hem gewezen op het feit dat het deze maand al de vierde keer is dat hij te laat komt. Dit keer 21 minuten. Freek haalde zijn schouders op en gaf aan dat het allemaal wel meevalt. Aangegeven dat ik dat anders zie en dat te laat komen echt onacceptabel is en dat ik het deze maand verder aan zal kijken.”

En gesprekken bevestigen?

Maak dus notities van elk gesprek. Maak je afspraken met je werknemer of wijs je hem formeel op zijn tekortkomingen, bevestig dit dan ook aan hem. 
Moet dat aangetekend? De wet kent geen verplichting om dit soort mededelingen of gespreksverslagen aangetekend aan je werknemer te versturen. Het hoeft dus niet. En soms wíl je ook geen aangetekende brief versturen omdat je daarmee de arbeidsrelatie onnodig op scherp zet. Maar hoe kom je dan aan bewijs? Daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Je kunt:
  • om een ‘lees-bevestiging’ vragen als je een e-mail stuurt;
  • de brief aan de werknemer overhandigen en laat hem tekenen voor ontvangst of voor gezien.

Soms zeker aantekenen

Er zijn situaties waarin het verstandig is om wél een aangetekende brief te versturen:
  • Ontslag in de proeftijd. Als je een werknemer binnen de proeftijd ontslaat is het verstandig te kunnen bewijzen dat je dat correct en op tijd hebt gedaan. Dat kan met een aangetekende brief.
  • Geen nieuw contract. Als je de werknemer geen nieuw tijdelijk contract geeft of zijn tijdelijke contract niet wilt verlengen, moet je hem dat één maand voor het einde van het contract laten weten, de zogenaamde "aanzegging". Doe je dat niet dan moet je hem een boete betalen van max. 1 maandsalaris. Zorg dus dat je kunt bewijzen dat je hem het einde van het contract hebt aangezegd. Dat kan met een aangetekende brief.
  • Officiële waarschuwing. Als je jouw werknemer officieel wilt waarschuwen (meestal om bewijs in het dossier te hebben) kun je het beste de medewerker laten tekenen voor gezien of voor ontvangst. Weigert hij? Verstuur de brief dan aangetekend.
  • Opschorten of stopzetten loon. In sommige situaties mag je het loon van een zieke werknemer stopzetten of opschorten, bijvoorbeeld als de werknemer zich niet houdt aan de verzuimvoorschriften, als hij zijn herstel belemmerd of niet meewerkt aan zijn re-integratie. Voordat je het loon opschort moet je hem officieel waarschuwen. Zowel die waarschuwing als het daadwerkelijke opschorten of stopzetten doe je het best per aangetekende brief.
  • Werknemer op staande voet ontslaan. Als je een werknemer op staande voet ontslaat is dat natuurlijk een ernstige zaak. Je moet een ontslag op staande voet direct (de wet zegt ‘onverwijld’) geven, met opgaaf van redenen. Wacht je te lang of geeft je geen redenen dan is het ontslag niet geldig. Verstuur een ontslag op staande voet daarom altijd aangetekend.
 

oamkb sittard tip Het is slim om van elk gesprek, formeel en informeel, aantekeningen te maken en deze op te nemen in het personeelsdossier. Bevestig gesprekken aan de werknemer en vraag via e-mail om een leesbevestiging of laat een brief ondertekenen voor ontvangst of gezien. In speciale gevallen is het verstandig om een brief aangetekend te versturen.


Vragen? Sparren?
Plan direct een afspraak met een van onze adviseurs